Berdasarkan Peraturan Rektor UPI Nomor 045 Tahun 2020 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja, Satuan Jaminan Mutu (SPM) merupakan unit sistem penjaminan mutu di tingkat perguruan tinggi (UPI) di bidang akademik, administrasi dan manajemen. Di tingkat fakultas, penjaminan mutu (kontrol) dilakukan oleh Satuan Pengendalian Mutu (SKM). Dalam menjalankan tugasnya, SKM melaksanakan instruksi dekan dan berkoordinasi dengan kepala program studi dalam pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas. Pada tingkat departemen atau program studi, sistem penjaminan mutu (pengendalian) dilakukan oleh Kelompok Pengendalian Mutu (GKM). Koordinator Kelompok Pengendalian Mutu (GKM) Disdikbud adalah Drs. H. Endang Dedy, M.Si.
Secara kelembagaan, UPI melalui SPM melakukan proses evaluasi terhadap pencapaian kualitas masing-masing program studi melalui kegiatan Audit Kualitas Internal (AMI) dengan mengacu pada Pedoman UPI AMI. Setiap program studi melaporkan pencapaian kinerja program studi ke universitas secara teratur setiap tahun pada bulan September – Oktober. Berdasarkan Peraturan Rektor UPI Nomor 7565/UN40/HK/2019, standar mutu UPI terdiri dari standar pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kemahasiswaan, sistem informasi, sarana dan prasarana, sumber daya manusia, perencanaan dan pengembangan, dan pelaporan. Berdasarkan standar tersebut, SPM kemudian menyusun instrumen (disebut Daftar Periksa AMI) yang digunakan sebagai instrumen dalam kegiatan pemantauan AMI yang terdiri dari 26 (dua puluh enam) pertanyaan.
Laporan capaian kinerja (laporan evaluasi diri) disiapkan oleh masing-masing kepala program studi bersama dengan GKM masing-masing departemen atau program studi. Penyusunan laporan didasarkan pada data pengukuran, identifikasi masalah dan penyebabnya, rencana tindakan korektif dan preventif untuk masalah yang berkaitan dengan standar pendidikan, penelitian, pelayanan masyarakat, dan urusan siswa. Data pengukuran diperoleh dari pelaksanaan proses penjaminan mutu di setiap program studi mulai dari perencanaan, monitoring, evaluasi internal hingga tindakan preventif dan korektif. Setelah melaporkan, setiap program studi akan dikunjungi oleh 2 (dua) auditor internal yang ditugaskan oleh SPM untuk memastikan kesesuaian laporan evaluasi diri dengan pelaksanaan kegiatannya. Hasil audit internal kemudian dibahas dalam rapat tinjauan manajemen untuk merencanakan tindakan tindak lanjut pada masalah yang diidentifikasi. Tindak lanjut dan hasilnya kemudian dievaluasi kembali oleh auditor internal pada tahun berikutnya.
Untuk mengevaluasi pelaksanaan program dan pencapaian Indeks Kerja Utama (IKU) dan Indeks Kinerja Khusus (IKK), setiap program studi melaporkan capaiannya dua kali setahun dalam bentuk laporan pertengahan tahun dan laporan akhir tahun. Kedua laporan tersebut kemudian dikoordinasikan oleh fakultas untuk dilaporkan ke tingkat universitas ke Direktorat Perencanaan dan Pembangunan (Ditrenbang) melalui http://e-reporting.upi.edu. Laporan yang diminta pada pertengahan tahun dan pada akhir tahun berfungsi sebagai konten evaluasi yang digunakan oleh pimpinan fakultas/universitas untuk meningkatkan kinerja pimpinan program studi dalam melaksanakan program-program yang dipresentasikan pada Rapat Tinjauan Manajemen.
Sistem penjaminan mutu di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, GKM, mengikuti mekanisme penjaminan mutu dari universitas melalui Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM). Secara berkala, LPPM mengelola mekanisme penjaminan mutu dengan meminta peneliti untuk melaporkan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat. Laporan kemajuan disampaikan pada bulan Agustus-September, diikuti dengan penyampaian laporan akhir pada bulan November-Desember. Laporan dikirim dalam hardcopy dan softcopy melalui https://simlitabmas.ristekbrin.go.id/
(untuk dana Ristek Dikti) danhttp://litabmaslppm.upi.edu/
(untuk dana UPI). Laporan yang disampaikan kemudian dievaluasi.
Sistem penjaminan mutu bagi dosen dilakukan melalui pemutakhiran curriculum vitae setiap tahunnya. Curriculum vitae berisi kompetensi dosen, terutama yang tercantum dalam Tri Dharma pendidikan tinggi. Selain itu, setiap dosen diwajibkan membuat laporan badan ke waktu (BKD) setiap semester yang dilaporkan ke universitas melalui http://bkd.upi.edu. Laporan tersebut kemudian disampaikan ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdikbud, setelah divalidasi oleh dua asesor.
Pada awal tahun, seluruh dosen dan tenaga ke tenaga ke tenaga kepegawaian wajib membuat rencana Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Pada akhir tahun, rencana SKP dievaluasi untuk realisasinya dan kemudian menjadi bagian dari penilaian SKP yang dilengkapi dengan penilaian perilaku kerja karyawan (Orientasi Pelayanan, Integritas, Komitmen, Disiplin, Kerjasama, Kepemimpinan). Program mentoring /konseling melibatkan dosen senior dalam membimbing dosen junior untuk menyelesaikan tugas profesional mereka yang berkaitan dengan masalah akademik dan non-akademik. Beberapa kegiatan yang dilakukan secara teratur meliputi: (1) melaksanakan kegiatan tim dalam kuliah atau kegiatan praktikum; (2) melibatkan dosen junior sebagai anggota penelitian atau pengabdian kepada masyarakat; (3) melibatkan dosen junior dalam publikasi ilmiah; dan (4) memberikan saran akademik dan non-akademik.
Dalam pelaksanaan proses penjaminan mutu, evaluasi dilakukan untuk memastikan peningkatan kualitas program studi yang berkelanjutan. Pengukuran, analisis data dan perbaikan dirancang untuk memastikan bahwa tujuan kualitas dapat dicapai dan dipantau oleh universitas tahunan. Pengukuran meliputi: (i) pengukuran Hasil Pembelajaran Program (PLO); (ii) kelayakan program studi; (iii) mobilitas siswa; dan (iv) profil kualifikasi di pasar tenaga kerja. Hasil analisis instrumen dan data disajikan dalam Laporan Kinerja Tahunan dan Laporan Studi Tracer.